Anouk ontwikkelde zich tot procesmanager bij de Gemeente Amsterdam en heeft grote invloed gehad op de manier van werken.

Consultants van Quoratio krijgen veel verantwoordelijkheid en uitdagende opdrachten. Zo kun je als consultant zomaar verantwoordelijk zijn voor het opstarten voor een nieuw autorisatieproces binnen een grote overheidsinstelling. Een voorbeeld is Anouk van Eijden, die als consultant procesoptimalisatie terechtkwam bij de Gemeente Amsterdam. Daar ontwikkelde zij zich binnen een halfjaar tot procesmanager en heeft ze grote invloed gehad op de manier van werken binnen de organisatie.

Procesoptimalisatie binnen de overheid

Anouk werkt sinds 2003 binnen de overheid en is eerder werkzaam geweest bij de Gemeente Den Haag en de Gemeente Utrecht. Momenteel is Anouk procesmanager en projectleider op het gebied van HR en Payroll bij de Gemeente Amsterdam. Een functie waar zij met Quoratio naar toe gegroeid is.

Binnen de Gemeente Amsterdam zijn er veel verschillende processen te onderscheiden op het gebied van personeelsdiensten. In het kader van deze veelvoud van processen heeft de Gemeente Amsterdam hiervoor een speciale Unit Proces en Kwaliteit binnen de afdeling Personeelsdiensten opgericht. Anouk is werkzaam bij deze unit. Binnen haar functie is Anouk verantwoordelijk voor het vormgeven en implementeren van een aantal belangrijke interne processen, zoals verzuim en autorisatie. Zij zorgt ervoor dat deze processen zijn geborgd en dat controles goed worden ingericht. Daarnaast is zij er verantwoordelijk voor dat wijzigingen, bijvoorbeeld op het gebied van wetgeving, op een goede manier worden doorgevoerd.

‘’Het in kaart brengen van processen brengt overzicht,” vertelt Anouk. “Iedereen kan precies zien welke werkzaamheden door welke personen worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen werkzaamheden die niet goed gaan beter worden opgespoord en vervolgens opnieuw worden ingericht. Het is soms een uitdaging om aan collega’s te vertellen dat we iets op een andere manier gaan doen, maar uiteindelijk zijn de reacties vaak positief. De waardering die je dan krijgt van collega’s die al enkele jaren bij de Gemeente Amsterdam werken, geeft mij ontzettend veel energie.’’

Ontwikkeling van het autorisatieproces

Eén van de grote projecten binnen het personele domein van de Gemeente Amsterdam is het (her)inrichten van het proces voor het aanvragen, wijzigen en verwijderen van autorisaties voor de personeelssystemen. Vanuit het integriteitsprogramma, de interne accountantscontrole en de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) kwam naar voren dat op dit gebied ruimte voor verbetering was. Het betreft de autorisaties en vastlegging wie toegang mag hebben tot de personele gegevens. Vervolgens werd dit een belangrijk project voor de Unit Proces en Kwaliteit.

‘’Ik ben in kaart gaan brengen welke personeelssystemen aanwezig zijn binnen de gemeente en welke afdelingen er toegang hebben tot die systemen. Welke rechten hebben werknemers bij het inzien en aanpassen van informatie? Zo kwamen er verschillende vraagstukken naar voren. Om dit op te lossen zijn we een beheerplan gaan schrijven om te bepalen hoe er wordt geautoriseerd wie er toegang krijgt tot welke informatie. Hierbij is gekeken naar welke informatie er per functie nodig is bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Dit plan geeft ons nu richtlijnen om te bepalen tot welke informatie de medewerker toegang heeft als een medewerker bijvoorbeeld verandert van functie of als er een nieuwe medewerker in dienst komt.’’

Van procesontwikkeling tot beheer

De Gemeente Amsterdam bouwt het autorisatiebeheersplan steeds verder uit. Het is veel werk om zo’n proces in kaart te brengen, maar uiteindelijk levert het ook veel op. Ten eerste levert het duidelijkheid en veiligheid op. De gegevens van medewerkers blijven beter gewaarborgd en zijn daardoor goed beschermd. Daarnaast is de nieuwe manier van werken ook goed voor de efficiëntie.

‘’In het verleden was het autorisatieproces per organisatieonderdeel verschillend georganiseerd waardoor na de grote reorganisatie onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden ontstond. De ICT-afdeling vond bijvoorbeeld dat zij moesten bepalen wie welke autorisatie kreeg, terwijl de afdeling Personeelsdiensten verantwoordelijk is voor de gegevens die gebruikt worden in de organisatie. In het nieuwe proces zijn er protocollen opgesteld zodat er is vastgelegd welke gegevens waarvoor gebruikt mogen worden en wie daar akkoord voor geeft.’’

Anouk raadt andere organisaties aan om genoeg tijd uit te trekken voor dit soort belangrijke projecten. Wanneer er niemand is die hier fulltime mee bezig is, gaat de focus verloren en dit zie je vaak terug in het resultaat. Met name bij grotere organisaties.

‘’Wanneer je de kennis niet in huis hebt, is het prettig om hier iemand van buitenaf bij te betrekken. Daarnaast komt iemand binnen met een frisse blik en veel ervaring bij andere organisaties. Het vergt namelijk veel systeemkennis, kennis van verandermanagement ten opzichte van het personeel en de bekwaamheid om procesmatig te kunnen denken.’’

Een goede basis

Met dit autorisatieproces hebben we hiervoor een goede basis gelegd, die we verder kunnen uitbouwen.

In mei 2018 wordt er een nieuwe Europese wet ingevoerd op het gebied van databescherming: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR). De nieuwe wet zorgt voor meer transparantie in het datagebruik van bedrijven en vereist controles, beveiliging en vastlegging om datagebruik beter te beschermen. De volgende uitdaging, niet alleen voor de Gemeente Amsterdam, is om de opgestelde protocollen te laten voldoen aan deze wet.

Anouk van Eijden
Payroll Consultant

Enthousiast geworden? Solliciteer nu!

Enthousiast geworden? Solliciteer nu!

Neem nu die stap naar een nieuwe carrière en meld je aan voor één van onze traineeships. Weet je nog niet naar welke van de 3 je voorkeur uitgaat? Geef dan aan dat je geen voorkeur hebt, dan gaan we samen onderzoeken welke het beste bij je past!

Solliciteer nu!
solliciteer nu!